COMO ELABORAR UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
A) IDENTIFICACIÓN
Este documento debe incorporar la siguiente
información:
- Logotipo de la
organización.
- Nombre oficial de la organización.
- Denominación y extensión. De
corresponder a una unidad en particular debe anotarse el nombre
de la misma.
- Lugar y fecha de elaboración.
- Nùmero de revisión (en su
caso).
- Unidades responsables de su elaboración,
revisión y/o autorización.
- Clave de la forma. En primer tèrmino, las
siglas de la organización, en segundo lugar las siglas
de la unidad administrativa donde se utiliza la forma y, por
ùltimo, el nùmero de la forma. Entre las siglas y
el nùmero debe colocarse un guiòn o
diagonal.
B) ÍNDICE O CONTENIDO
Relación de los capítulos y pàginas
correspondientes que forman parte del documento.
C) PRÒLOGO Y/O INTRODUCCIÓN
Exposición sobre el documento, su
contenido, objeto, àreas de aplicación e
importancia de su revisión y actualizaciòn. Puede
incluir un mensaje de la máxima autoridad de las
àreas comprendidas en el manual.
D) OBJETIVOS DE
LOS PROCEDIMIENTOS
Explicación del propósito que se pretende cumplir
con los procedimientos.
Los objetivos son uniformar y controlar el cumplimiento de las
rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria;
simplificar la responsabilidad por fallas o errores; facilitar
las labores de auditoria; facilitar las labores de auditoria, la
evaluación del control interno y su vigilancia; que tanto
los empleados como sus jefes conozcan si el trabajo se
está realizando adecuadamente; reducir los costos al
aumentar la eficiencia general, además de otras ventajas
adicionales.
E) AREAS DE APLICACIÓN Y/O ALCANCE DE LOS
PROCEDIMIENTOS
Esfera de acción que cubren los procedimientos.
Dentro de la administración
pública federal los procedimientos han sido
clasificados, atendiendo al ámbito de aplicación y
a
sus alcances, en: procedimientos macroadministrativos y
procedimientos mesoadministrativos o sectoriales.
F) RESPONSABLES
Unidades administrativas y/o puestos que intervienen en los
procedimientos en cualquiera de sus fases
G) POLÍTICAS
O NORMAS DE
OPERACIÓN
En esta sección se incluyen los criterios o lineamientos
generales de acción que se determinan en forma
explícita para facilitar la cobertura de responsabilidad
de las distintas instancias que participaban en los
procedimientos.Además deberán
contemplarse todas las normas de operación que precisan
las situaciones alterativas que pudiesen presentarse en la
operación de los procedimientos. A continuación se
mencionan algunos lineamientos que deben considerarse en su
planteamiento:
- Se definirán perfectamente las
políticas y/o normas que circunscriben el marco general
de actuación del personal, a efecto de que esté
no incurra en fallas.
- Los lineamientos se elaboran clara y concisamente, a
fin de que sean comprendidos incluso por personas no
familiarizadas con los aspectos administrativos o con el
procedimiento
mismo.
- Deberán ser lo suficientemente
explícitas para evitar la continua consulta a los
niveles jerárquicos superiores.
H) CONCEPTO (S)
Palabras o términos de carácter
técnico que se emplean en el procedimiento, las cuales,
por su significado o grado de especialización requieren de
mayor información o ampliación de su significado,
para hacer más accesible al usuario la consulta del
manual.
I)PROCEDIMIENTO (descripción de las operaciones).
Presentación por escrito, en forma narrativa y secuencial,
de cada una de las operaciones que se realizan en un
procedimiento, explicando en qué consisten, cuándo,
cómo, dónde, con qué, y cuánto
tiempo se
hacen, señalando los responsables de llevarlas a cabo.
Cuando la descripción del procedimiento es general, y por
lo mismo comprende varias áreas, debe anotarse la unidad
administrativa que tiene a su cargo cada operación. Si se
trata de una descripción detallada dentro de una unidad
administrativa, tiene que indicarse el puesto responsable de cada
operación. Es conveniente codificar las operaciones para
simplificar su comprensión e identificación, aun en
los casos de varias opciones en una misma operación.
J) FORMULARIO DE IMPRESOS. Formas impresas que se utilizan en un
procedimiento, las cuales se intercalan dentro del mismo o se
adjuntan como apéndices. En la descripción de las
operaciones que impliquen su uso, debe hacerse referencia
específica de éstas, empleando para ello
números indicadores
que permitan asociarlas en forma concreta. También se
pueden adicionar instructivos para su llenado.
K) DIAGRAMAS DE
FLUJO. Representación gráfica de la
sucesión en que se realizan las operaciones de un
procedimiento y/o el recorrido de formas o materiales, en
donde se muestran las unidades administrativas (procedimiento
general), o los puestos que intervienen (procedimiento
detallado), en cada operación descrita. Además,
suelen hacer mención del equipo o recursos
utilizados en cada caso. Los diagramas
representados en forma sencilla y accesible en el manual, brinda
una descripción clara de las operaciones, lo que facilita
su comprensión. Para este efecto, es aconsejable el
empleo de
símbolos y/o gráficos simplificados.
L) GLOSARIO DE
TÉRMINOS. Lista de conceptos de carácter
técnico relacionados con el contenido y técnicas
de elaboración de los manuales de
procedimientos, que sirven de apoyo para su uso o consulta.
Procedimiento general para la elaboración de manuales
administrativos
DISEÑO
DEL PROYECTO. La
tarea de preparar manuales administrativos requiere de mucha
precisión , toda vez que los datos tienen que
asentarse con la mayor exactitud posible para no generar
confusión en la interpretación de su contenido por
parte de quien los consulta. Es por ello que se debe poner mucha
atención en todas y cada una de sus etapas
de integración, delineando un proyecto en el
que se consiguen todos los requerimientos, fases y procedimientos
que fundamentan la ejecución del trabajo.
